MER Turnier / X-Wing Convention?

Wenn es gutes Internet gibt auch Live Stream bei YouTube

Ihr seid so geil!

Ich hab leider grade keine Zeit sowas zu Organisieren, aber mal beispielhaft:
In dieser Jugendherberge Oberwesel haben wir (ein paar Freunde und ich) 2009 eine ähnliche Veranstaltung für 110 Leute organisiert. Es gibt aber rund 270 Betten, super viele Veranstaltungsräume, Technik, eine solide Bar/Partyraum, ein indoor Schwimmbecken(!) und sehr nette entspannte Herbergs"Eltern". Die größte Schwierigkeit dürfte in der Programm Gestaltung&dem abschätzen einer realistischen Teilnehmerzahl liegen. Vorausgesetzt man hat Zeit. Die Orga Arbeit/Aufwand ist nicht zu unterschätzen, und bei einem reinen Hobby event sollte man finanziell keinerlei Risiko eingehen.

Ich bin mir sicher das es auch andere Jugendherbergen gibt die viele von den Kriterien erfüllen- also Los! Wer traut sich und organisiert uns jetzt den X-Wing Kongress/Convention/Nerd-Urlaub?

Ja dann spinnen wir mal weiter:

was braucht es für eine Veranstaltung von 100-200 Menschen. Wie groß sollte das Orga-Team sein, wie lange braucht man für die Vorbereitung? Welche Kosten kommen auf einen zu? Gibt es bürokratisches zu beachten?

Du brauchst eine Location, die
- zentral gelegen sein sollte, um möglichst vielen Spielern eine kurze Anreise zu ermöglichen
- einige "Gruppenräume bietet, für Spielrunden und anderes
- genügend Betten und
- Speisen und Getränke (boah, ich vertippe mich jetzt schon zum fünften Mal) anbietet,
- günstigenfalls (leckeres) Essen für alle möglichen Präferenzen (Veggies, etc.) möglich macht und
- einen günstig gelegenen Termin, am Besten ein WE frei halten kann, bis

- die (verbindlichen) Anmeldungen der Teilnehmer und
- deren Beitrag da ist.

Dann brauchst Du für die sonstigen Veranstaltungen ein paar Referenten, die möglichst den benötigten (möglichst) Technikkram selber mitbringen. Eigentlich mußt Du die sogar zuerst finden, damit Du ein Programm aufstellen kannst, das die Teilnehmer anlockt.

Am Besten machst Du das nicht alleine, denn einen, der sich um die Location und die restliche Logistik kümmert, einen der die Referenten anspricht (und eventuell die Verwaltung der Teilnehmer übernimmt) und den einen oder anderen TO brauchst Du auch. Letztere müssen aber nicht Teil der Planungsgruppe sein.

Naja, und Du brauchst noch so einen Juristen-Vertragsgedöns, damit Du nicht auf allem selber sitzen bleibst, wenn es nicht klappt.

100 bis 200 Leute ist mehr, als ein paar Leutz in dein Wohnzimmer einzuladen...

TobiWahn schrieb:Ja dann spinnen wir mal weiter:

was braucht es für eine Veranstaltung von 100-200 Menschen. Wie groß sollte das Orga-Team sein, wie lange braucht man für die Vorbereitung? Welche Kosten kommen auf einen zu? Gibt es bürokratisches zu beachten?

Naja, bei einem Teil der Bürokratie sollte der Verantwortliche für den Veranstaltungsort helfen können, also amtl. Anmeldungen sowie Feuerwehr etc... Für die Versicherung sprichst Du mit dem Versicherungsmenschen Deines Vertrauens. Zumindest war das früher so als wir noch BT-Cons ausgerichtet haben. Unter Umständen kannst Du aber mal eine ConOrga anschreiben und fragen was und wie sie es machen.

Bei der Vorbereitung ist sicherlich die Planung des Events erstmal wichtig. Ein Turnier für 200 Leute ist was anderes als ein Turnier/Meeting/Vortragsprogramm wie z.B Udo es beschrieben hat. Also auch räumlich. Sollen sich die Leute selbst versorgen? Soll es einen Caterer geben oder willst Du selbst kochen? Darf man bei einer Bezahlveranstaltung eigentlich ohne Kenntnisnachweis einfach so in die Küche? Weiß ich gerade auch nicht.

Will die Orga nur im Voraus organisieren oder auch vor Ort Mädchen für alles sein? Auf den ersten Galatea BT-Cons haben wir alles selbst gemacht, also Einlass, Kasse, Aufräumen, WC-Dienst und so. Nachher haben wir dann zum Beispiel Bereiche ausgegliedert, also Studenten für die Nachtschicht an die Kasse gesetzt, die Putzfrau des Jugendzentrums für die WCs engagiert etc.

Es gibt da echt viele Punkte, die man im Auge haben sollte....

Also, ein wenig Weiter gesponnen.
Man braucht(ohne Anspruch auf Vollständigkeit):
100-200 ernsthafte Interessenten, die über genug Geld verfügen, und Bereit sind es zu investieren.
Einen Termin (Kompromiss zwischen Lokation und Teilnehmer Zeitfenstern)
Ein Konto (gerne von einem Verein, wegen haftungs Risiken...)
Eine Veranstalter Haftpflicht Versicherung (hat evtl der Verein... Sonst ca 80eur/Jahr)
Einen Ort der die Anforderungen erfüllt.

Wie viele Organisatoren&Helfer man braucht ist stark davon abhängig was man bieten will. Im Vorfeld der Veranstaltung braucht man weniger als dann auf der Veranstaltung selbst. Aufgaben die gemacht werden müssen sind grob:
Verwaltung Unterkunft / Verpflegung(Wer/wo/mit wem/bezahlt),
Verwaltung Programm (wer/was/wann/wo/Zeitplan),
Kasse/Konto (Wer hat bezahlt, was muss bezahlt werden),
Technik (Was haben wir & Wann und wo wird es gebraucht?),
Auf&Abbau (Tische/Technik/deko/Aufräumen),
evtl Bar (Finanziert gerne die Veranstaltung quer...).

Viele Dinge davon kann man Auslagern, dann wirds aber jeweils teurer. Man kann zB die Bar vom JGH Personal betreuen lassen oder sich selbst um alles kümmern (Getränke&Barkeeper...) das muss man überlegen und aushandeln.

Ein nicht zu unterschätzendes Problem bei Hobby Veranstaltungen ist allgemein die Zuverlässigkeit. Dabei geht es noch nicht mal um die Teilnehmer, sondern besonders um 'Redner'/Programm Anbieter. Wenn angekündigt wird der amtierende Weltmeister ist vor Ort und verrät Geheimnisse, dann sollte er auch verbindlich zugesagt haben... Um die Kosten niedrig zu halten wird vermutlich den Tutoren kein Geld gezahlt, sondern eher Kost&Logis gestellt. Und das steigert die Chance das ein Programmpunkt überraschend ausfällt. Usw.

Finanziell würde so ein Wochenende für die Teilnehmer von Fr bis Sonntag wohl etwa 99€ Kosten. Deshalb ist die wichtigste Frage: Gibt es überhaupt genug Interessenten? Sonst wird das nämlich finanziell schnell zum Fiasko.

Edit: Mist, da waren Leute schneller
Im Prinzip, es ist möglich macht aber viel Arbeit. Minimaler Vorlauf ca 6 Monate.

Bei den Rollenspiel Conventions in Herne, war das alles anscheinend gegeben. Da gab es auch eine Küche mit Theke/Speiseraum im Haus. Bevor ich da aber irgendwas rumspekuliere, würde ich da einfach mal nachfragen, ob und wie das gehen würde.

Eine Convention in der genannten Preislage muss wirklich was bieten. Eine Convention wie sie hier genannt wurde, schließt aber alle spontanen Besucher aus, oder sprecht ihr nicht von einer exclusiven Veranstaltung?
Die Rollenspiel-Convention war frei für jedermann. Es gab Tagestickets und Ermäßigung wenn man für das ganze Wochenende bleiben wollte. Das waren um die 15 DM? Da kommen dann auch mal Leute rein, die keine Rollenspieler sind. Aber da gab es dann auch kein Programm sondern nur Spielrunden, die die Spieler selbst angeboten haben.

Was gehört zu einer richtigen X-Wing Convention?
Muss man den Weltmeister einfliegen lassen? Wäre das möglich, wenn man das über die Heidelberger und sogar FFG macht? Will/muss man das so offiziell machen? Will man sich wirklich irgendwelche "Vorträge" anhören?`Ja klar ... aber da muss man dann die Entwickler einfliegen lassen ^^
Einen Live-Potcast könnte ich mir allerdings sehr gut vorstellen. Wenn man zu dem Termin eine neue Welle vorab vorstellen könnte, wäre das natürlich genial. Die Spielergruppen könnten sich vorstellen und Spieler rekrutieren. Es gäbe Platz für besondere Turnierformate, z.B. könnte es ein Turnier zwischen den Orgaleuten (nicht der Convention) geben, weil die ja sonst auf den Turnieren nicht so oft mitspielen. Malworkshop. Star Wars Rollenspiel Runde. Star Wars Filmabend. Battle-Report Videos. Star Wars Cossplayer ...

Das ist ene andere Art von Veranstaltung, richtig. Die vorher genannten Ideen beziehen sich auf etwas Exklusives, mit Anmeldung und so.
Bei der Tages-Con fallen alle Punkte weg, die was mit Übernachtung und so zu tun haben, dann brauchst Du einen Ort, der viele verschieden große Räume anbietet, damit die geplanten Aktionen mehr oder weniger zeitgleich ablaufen können. Catering oder so was wäre nett, ansonsten Versorgung in nächster Nähe.
Eine Veranstalter-Haftpflicht ist sicher nicht verkehrt.
Und irgendwer wird nachher aufräumen müssen.

Frag mal in Herne nach, die helfen sicher gerne weiter.

Das sind alles spannende Fragen, die natürlich maßgeblich beeinflussen wie Aufwändig die Organisation wird. Ich hab versucht möglichst allgemeines für eine Wochenende, hobby Konferenz nötige aufzuzeigen.

Den Weltmeister fände ich zum Beispiel gar nicht so spannend, da reicht der Deutsche Meister. ;)
Aber Entwickler via Skype auf einem Beamer könnte spannend sein.
Allgemein würde ich bei einer MER Veranstaltung den Schwerpunkt auf der Community sehen. Deshalb würde ich es auch als locker "geschlossene" Veranstaltung konzipieren. (Auch weil mit Tagesgästen weniger Planungssicherheit einhergeht). Für den Ablauf könnte ich mir zB vorstellen das man Tagsüber ein Turnier über zwei Tage streckt, so das zwischen den spielen VIEL Zeit bleibt zu quatschen und mit seinem Gegner über das Spiel zu sprechen. Abends könnte es Programmpunkte wie Gesprächsrunden und Tips geben. Und fließend zwischen all dem ausgestellte Repaints in Vitrinen, mal und bastel Workshops, etc.

Das ganze abgerundet mit der Bar bei Nacht und netten Menschen und das läuft.

Darbo Mädchen :D

Am Eingang stellen wir neben einer Kasse noch 1-2 PC´s mit Internet zur Verfügung damit sich "Vorbeikommer" direkt im Forum registrieren und den Eintritt zahlen können. Dahinter ist dann gleich der Verkaufs-Stand mit den Grundboxen und Fliegern...
Und danach kommen dann die Stände der einzelnen Teams um die Neulinge direkt zu rekrutieren.

So können wir das ganze auch als "offene" Veranstaltung bezeichnen...


Ich denke, der beste Ort wäre eine Jugendherberge. Übernachtung, Verpflegung und in vielen Fällen auch die Technick für Vorträge etc. sind damit abgedeckt.

Das "Coin of Evil", ein Warmachine-Turnier in Ludwigsburg findet auch in einer JuHe statt. Vielleicht kann man da ja auch mal anfragen was deren Erfahrungen sind.

Eintritt nur gegen Zwangsregistration? Hätte ich nichts dagegen. Sarge glaube ich auch nicht

Tja hier gibt´s ja inzwischen geringfügige Neuigkeiten, oder?!  
Momentan ist es geplant Die MER Tatooine Trophy einmal pro Jahr auszutragen.
Diese wird dann an interessierte erfahrene Turnierveranstalter vergeben, die eine gute Lokation halbwegs im Zentrum Deutschlands haben.
Dieses Jahr findet das Turnier in Salzgitter statt.
Zu finden hier im Bereichskopf gepinnt , wo es die Folgejahre auch zu finden sein wird.
Wenn die Jungs aus Salzgitter das gut machen, wovon ich ausgehe, bekommen sie das im nächsten Jahr wieder wenn sie möchten.
Wenn möglich holen wir uns für die Folgejahre auch ein offizielles DM-Quali-Mandat der Heidelbären wie in diesem Jahr.
Ich werde mich dafür jedenfalls einsetzen.
Primär geht es aber im Grunde darum, dass sich die Einwohner mal persönlich treffen.  

Geplante MER Preise für den Gewinner:
- Der Gewinner der jährlichen Tatooine Trophy erhält ein Freilos für die Endrunde der DM
- Ein MER Tatooine Trophy Schablonenset mit Entfernungsmesser, dass es in dieser Form nur auf dieser Veranstaltung gibt.
- Ein jahrlich variierendes MER-Tokenset (Dieses Jahr vermutlich Focus und Ausweichmarker)
- Eine besondere Urkunde im Rahmen, die von mir persönlich entworfen und erstellt wurde.
- Ein besonderer MER Trophy Wanderrang, den der amtierende Gewinner im Forum führen darf.

Ob die Veranstalter auch noch was raushauen kann ich nicht zusagen.
Meistens ist das aber so.

Schablonen und Tokens sind gerade in Arbeit.
Kann nicht versprechen, dass es die dieses Jahr schon gibt.
Ich bin da aber dran.